Registro dei trattamenti

L'articolo 30 del Regolamento chiede allo studio di tenere il registro delle attività di trattamento. Chi usa questa piattaforma deve poterlo compilare in mezz'ora, non in tre giorni: qui sotto ci sono le voci tipiche di uno studio legale, già scritte, con la parte tecnica già risolta.

Modello aggiornato al 25 settembre 2026. Non è un documento firmato da noi per te: è la base su cui lo studio adatta e sottoscrive il proprio registro. Prima di salvarlo in PDF: Ctrl+P (su Mac Cmd+P).

Campi che restano allo studio

Nessuno può compilare questi cinque punti al posto del titolare: sono i dati che rendono il registro un documento dello studio e non un modello generico.

Titolare del trattamento

Denominazione dello studio, indirizzo, partita IVA, PEC, email del titolare.

Referente interno

Chi risponde delle richieste privacy e a chi si rivolgono gli assistiti.

Data Protection Officer

Se nominato: nome e recapito. Se non nominato, si dichiara che non ricorrono i presupposti.

Termini di conservazione

Vanno confermati con i termini professionali e fiscali che lo studio applica già ai fascicoli cartacei.

Data e firma

Il registro si aggiorna quando cambia un trattamento: ogni versione si data e si conserva.

Trattamento n. 1

Gestione del fascicolo e dell'incarico professionale

Categorie di interessati: Assistiti dello studio, controparti e loro difensori, terzi citati negli atti, testimoni.
Categorie di dati: Identificativi e di contatto, contenuto di atti, documenti e comunicazioni, estremi del procedimento. Dal fascicolo possono emergere categorie particolari (salute, convinzioni, orientamento) e dati relativi a procedimenti giudiziari.
Base giuridica: Esecuzione dell'incarico professionale; adempimento di obblighi di legge e deontologici.
Destinatari: Fornitori sub-responsabili elencati nell'accordo; autorità giudiziaria e controparti nei limiti del mandato.
Termine di conservazione: Per la durata dell'incarico e poi secondo i termini di conservazione professionale e fiscale applicabili allo studio.

Trattamento n. 2

Trascrizione dell'audio di udienze e colloqui e redazione dei verbali

Categorie di interessati: Partecipanti all'udienza o al colloquio.
Categorie di dati: Traccia audio, trascrizione, riassunto, note di sintesi.
Base giuridica: Esecuzione dell'incarico; l'audio è caricato dallo studio, che ne risponde quanto alle informative rese ai presenti.
Destinatari: Fornitore di trascrizione indicato nell'accordo; analisi sul testo per il riassunto.
Termine di conservazione: L'audio e il verbale restano nel fascicolo cui appartengono, con la stessa durata del fascicolo.

Trattamento n. 3

Assistenza documentale e redazione di bozze con strumenti di intelligenza artificiale

Categorie di interessati: Utenti dello studio; dati di assistiti e terzi contenuti nei documenti esaminati.
Categorie di dati: Testo dei documenti caricati, richieste formulate dagli utenti, bozze prodotte.
Base giuridica: Esecuzione dell'incarico; nessun processo decisionale automatizzato produce effetti giuridici su persone: la decisione è sempre del professionista.
Destinatari: Fornitore di analisi indicato nell'accordo. Nessun riuso dei dati per addestramento.
Termine di conservazione: Bozze e analisi restano nel fascicolo fino alla sua cancellazione.

Trattamento n. 4

Portale assistiti: accesso ai documenti e comunicazioni con lo studio

Categorie di interessati: Assistiti invitati dallo studio.
Categorie di dati: Identificativi e di contatto, credenziali di accesso, messaggi scambiati, fascicoli resi visibili.
Base giuridica: Esecuzione dell'incarico e consenso all'attivazione dell'accesso.
Destinatari: Nessun destinatario esterno: il portale è erogato dalla piattaforma.
Termine di conservazione: Fino alla revoca dell'accesso da parte dello studio e comunque con la durata del fascicolo.

Trattamento n. 5

Anagrafiche, agenda e contatti dello studio

Categorie di interessati: Assistiti, controparti, consulenti, magistrati, altri professionisti.
Categorie di dati: Nome, recapiti, ruolo, note di agenda.
Base giuridica: Esecuzione dell'incarico e interesse legittimo all'organizzazione dello studio.
Destinatari: Nessun destinatario esterno.
Termine di conservazione: Fino alla cancellazione del contatto o alla chiusura dello studio.

Trattamento n. 6

Registro delle operazioni e sicurezza informatica

Categorie di interessati: Utenti dello studio (titolare, colleghi e collaboratori).
Categorie di dati: Azione compiuta, oggetto, persona, data e ora; accessi e inviti.
Base giuridica: Interesse legittimo alla sicurezza dei dati e alla tracciabilità delle operazioni.
Destinatari: Nessun destinatario esterno.
Termine di conservazione: Consigliati 12 mesi, da confermare con lo studio in base alle esigenze probatorie.

Trattamento n. 7

Gestione degli account, assistenza e fatturazione

Categorie di interessati: Titolare dello studio e persone con un accesso a pagamento.
Categorie di dati: Nome, email, ruolo, dati di fatturazione e pagamento, stato dell'abbonamento.
Base giuridica: Esecuzione del contratto e adempimenti fiscali e contabili.
Destinatari: Fornitore di pagamenti; fornitore di posta per i messaggi di servizio.
Termine di conservazione: Per la durata del rapporto e per i termini fiscali applicabili.

Cosa resta a carico dello studio

Informativa agli assistiti. È lo studio che la consegna e che risponde delle informazioni rese: la piattaforma è uno strumento, non il titolare del trattamento.
Categorie particolari. Dal fascicolo emergono spesso dati di salute o relativi a procedimenti: vanno descritti con la misura di sicurezza che li accompagna, e le richieste di accesso vanno gestite con la dovuta cautela.
Valutazione d'impatto.Se il trattamento è su larga scala o sistematico, la valutazione d'impatto spetta al titolare: la scheda tecnica serve a compilarla senza inventare nulla.
Conservazione. I termini vanno decisi una volta e poi applicati: il fascicolo si chiude, il dato non si conserva «per sicurezza».
Aggiornamento. Ogni volta che cambia un trattamento (nuovo fornitore, nuova finalità) il registro si aggiorna e si rdata. Il registro con la data vecchia è la prima cosa che un verificatore controlla.

Compilarlo davvero, con i dati giusti

Nel pacchetto conformitàquesto registro si compila insieme: si confermano i termini di conservazione, si allega l'elenco aggiornato dei fornitori, si collega la scheda tecnica e si firma. Il risultato è un documento che si può mostrare, non un modello scaricato.

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